Automatizācija mazam uzņēmumam: kad pietiek ar mājaslapu un kad vajag sistēmu

Darba diena beigusies, durvis ciet — un sākas otrā maiņa. Pārrakstīt rezervācijas no Messenger uz kalendāru. Izrakstīt dienas rēķinus Word dokumentā, kas kopēts no pagājušās nedēļas. Saskaitīt, cik palicis noliktavā. Un atbildēt trim cilvēkiem, kas jautā tieši to pašu, ko kāds jautāja vakar. Neviens no šiem darbiem nav sarežģīts. Problēma ir citā — tie atkārtojas katru dienu un paņem tieši to laiku, kurā varētu strādāt ar klientiem.

Par to ir šis raksts: kur mazā uzņēmumā tiešām ir vērts automatizēt un kur pietiek ar pavisam vienkāršu risinājumu.

Ko praksē nozīmē automatizēt

Automatizācija nav sistēma, kas pārņem biznesu. Gandrīz vienmēr tā ir viena konkrēta darbība, kas līdz šim notika ar rokām un turpmāk notiek pati: pieteikums no lapas uzreiz nonāk kalendārā, rēķins izveidojas no jau esošajiem datiem, atlikums noliktavā samazinās pats, kad prece pārdota.

Ieguvums nav tikai laiks. Katra pārrakstīšana no vienas vietas otrā ir vieta, kur var iezagties kļūda — nepareizs datums, nepareiza summa, pazudis pieteikums. Jo mazāk reižu dati tiek pārrakstīti, jo mazāk šādu vakaru, kad jāmeklē, kur īsti radās neatbilstība.

Kad pietiek ar mājaslapu

Pārsteidzoši bieži tas, ko uzņēmējs sauc par vajadzību pēc sistēmas, patiesībā ir vajadzība pēc kārtīgas mājaslapas.

Ja lielākā daļa darba ir atbildēšana uz vieniem un tiem pašiem jautājumiem. Atklāti uzrakstītas cenas, saprotami pakalpojumu apraksti un biežāk uzdoto jautājumu sadaļa noņem ievērojamu daļu zvanu un ziņu. Cilvēks atrod atbildi pats un sazinās jau tad, kad ir gatavs runāt par darījumu.

Ja pieteikumu plūsma ir neliela un vienkārša. Laba forma, kas atsūta pieteikumu sakārtotā veidā — ar visu nepieciešamo informāciju uzreiz — bieži aizstāj veselu rezervāciju sistēmu. Vizītkartes lapa ar tādu formu sākas no €350 un ir gatava apmēram divās nedēļās.

Ja preču ir maz un tās nemainās bieži. Dažreiz vajag katalogu, nevis e-veikalu: preces redzamas, cenas saprotamas, pasūtījums notiek sarunā. Tas ir lētāk, ātrāk un mazāk uzturams nekā pilns interneta veikals.

Kad ar lapu vairs nepietiek

Kad vienu un to pašu informāciju ievadāt divas reizes. Rezervācija kalendārā, tā pati rezervācija grāmatvedībā, tā pati vēlreiz atskaitē mēneša beigās. Šī ir skaidrākā pazīme, ka procesam vajag savu sistēmu.

Kad kļūda izmaksā naudu. Divas rezervācijas uz vienu laiku, rēķins ar nepareizu summu, pārdota prece, kuras noliktavā vairs nav. Kamēr tas notiek reizi pusgadā, ar to var sadzīvot. Kad tas notiek katru nedēļu, labošana izmaksā dārgāk par risinājumu.

Kad viss turas uz viena cilvēka atmiņas. Ja atvaļinājums vai saslimšana nozīmē, ka neviens cits nezina, kas kam apsolīts, tad bizness nav automatizēts — tas ir iegaumēts.

Kad darbinieku ir vairāk nekā viens. Kopīgs kalendārs, redzams preču atlikums un vienota rēķinu vēsture no “labi padarīta darba” pārvēršas par priekšnoteikumu, lai komanda vispār varētu strādāt paralēli.

Tādos gadījumos veidojam atsevišķu sistēmu — rezervācijām, rēķiniem, noliktavai vai atskaitēm. Sistēmu izstrāde sākas no €700, un precīza cena atkarīga no tā, cik daudz procesu tajā jāsavij kopā.

Kāpēc mēs nesākam ar gatavu programmu

Gatavs rīks ir izdevīgs, kamēr jūsu process ir standarta. Tiklīdz tam vajag izņēmumus — īpašu cenu pastāvīgajiem klientiem, divu veidu rezervācijas, savu rēķinu formu — standarta rīkā sākas apiešanas ceļi un tabulas blakus. Tad darba vietā ir mazāk, nevis vairāk.

Tāpēc mēs vispirms skatāmies, kā darbs notiek šobrīd, un tikai pēc tam izlemjam, vai pietiek ar lapu, vai vajag sistēmu, vai der kaut kas starpposms. Reizēm atbilde ir tā lētākā — un to pasakām godīgi.

Ko automatizācija nesola

Tā nesakārto procesu, kas pats par sevi ir neskaidrs: ja divi cilvēki vienu lietu dara divos dažādos veidos, sistēma to tikai padarīs redzamāku. Tā nav arī vienreizējs darbs — bizness mainās, un ar to mainās arī tas, ko vērts automatizēt. Un tā neaizstāj sarunu ar klientu. Tā atbrīvo laiku tai sarunai.

Kā mēs to risinām

Mēs sākam ar vienu sarunu par to, kur jūsu ikdienā paiet laiks un kuri darbi atkārtojas. Pēc tās piedāvājam risinājumu, kas atbilst situācijai: mājaslapu izstrādi ar formām un saturu, kas noņem lieko saziņu, vai atsevišķu sistēmu rezervācijām, rēķiniem un noliktavai, ja procesi to prasa. Termiņu un fiksētu cenu norādām piedāvājumā, pirms darbs sākas.

Ja jūtat, ka pārāk liela daļa nedēļas paiet pārrakstot datus no vienas vietas otrā — piesakieties konsultācijai. Mēs izrunāsim, kā darbs notiek šobrīd, un atradīsim pareizāko risinājumu tieši jūsu uzņēmumam.